Trasparenza e collaborazione nella gestione degli approvvigionamenti generano valore ed efficienza per Dubai Airports

Nonostante operi nell’ambito della governance del settore pubblico, Dubai Airports è strutturato per competere in un ambiente altamente commerciale. Il DXB, l’aeroporto più trafficato al mondo per traffico passeggeri internazionale, ha gestito oltre 92 milioni di passeggeri nel 2024, oltre a notevoli volumi di merci. Dietro le quinte, la funzione Supply Management svolge un ruolo fondamentale nel mantenimento dell’efficienza operativa, supportando sia gli acquisti di routine sia i progetti di capitale strategici.

Alla guida Emmanuel Augustin, Vice President of Supply Management, che ha adottato un approccio lungimirante per quanto riguarda la trasformazione del procurement. Lo affianca Henry Shepperd, Senior Manager of Supply Management Systems and Performance, che guida il team responsabile della semplificazione dei flussi di lavoro e del miglioramento dei sistemi.

Sotto la leadership strategica di Augustin e con Shepperd a guidare i miglioramenti del sistema, Dubai Airports ha lanciato un’iniziativa di procurement rivoluzionaria, pensata per proiettare l’organizzazione verso una crescita futura.

La sfida

La pandemia di COVID-19 e le sue conseguenze hanno portato Dubai Airports a dover affrontare sfide senza precedenti. A causa del forte calo dei viaggi a livello globale, l’azienda è stata costretta a interrompere gran parte della sua attività, adottando così significative misure di riduzione dei costi. Tuttavia, con la riapertura, è emersa l’urgente necessità di spostare l’attenzione dai risparmi agli investimenti, mentre l’aeroporto si preparava ad aumentare le attività.

Il procurement ha dovuto fare fronte a richieste crescenti, dovendo gestire un incremento del volume dei progetti e una contemporanea riduzione dell’organico.

Secondo Najla Alghammai, Director of Category Management, “Al procurement è stato chiesto di fare molto di più con meno risorse e abbiamo dovuto generare risparmi che ci avrebbero consentito di finanziare progetti aggiuntivi”. Ad aumentare la complessità, c’era una visibilità limitata sullo stato di avanzamento dei progetti, aggravata da processi manuali e dati isolati. Ciò non solo ha ostacolato l’efficienza, ma ha portato alla diffusione di una cultura della responsabilizzazione distorta, in cui i ritardi venivano attribuiti ad aneddoti piuttosto che a fatti.

Per rispondere a queste sfide, Supply Management ha cercato di rivedere i propri sistemi di procurement, con l’obiettivo di migliorare la visibilità, semplificare i processi e promuovere la collaborazione tra i reparti. Gli obiettivi erano diversi: migliorare la puntualità nella consegna degli acquisti, ottimizzare l’utilizzo del budget, aumentare la soddisfazione delle unità aziendali e ridurre i rischi.

L’implementazione

Entra in gioco JAGGAER, una soluzione tecnologica già utilizzata da Dubai Airports in aree specifiche quali sourcing e l’analisi della spesa. L’ampliamento delle funzionalità di JAGGAER ha incluso la pianificazione e il monitoraggio degli acquisti. “Sapevamo che JAGGAER aveva la capacità di creare dashboard dinamiche e che il sistema conteneva dati significativi, quindi era logico ampliare la soluzione”, spiega Shepperd.

Il progetto è stato avviato ad agosto e a gennaio l’aeroporto di Dubai era pronto a implementare il nuovo sistema. L’implementazione delle dashboard di JAGGAER ha fornito informazioni in tempo reale sui processi di procurement, consentendo agli stakeholder di monitorare l’avanzamento del progetto in più fasi, dalla richiesta di proposte (RfP) alla firma del contratto. Il passaggio a un approccio basato sui dati ha trasformato il modo in cui venivano gestiti i progetti, come osserva Shepperd: “Abbiamo potuto concentrarci su quanto ci comunicavano i dati e intervenire di conseguenza, in tutta sicurezza”.

La piattaforma JAGGAER ha consentito al team di Category Management di segnalare tempestivamente potenziali colli di bottiglia, sia nelle valutazioni tecniche che nelle trattative commerciali, contribuendo a garantire che i progetti fossero completati nei tempi previsti e nel rispetto del budget. “La visibilità offerta dal dashboard ha reso le persone responsabili del loro ruolo nel processo”, sottolinea Alghammai. Questa trasparenza ha favorito un ambiente più collaborativo, in cui tutte le parti avevano una comprensione condivisa delle tempistiche e delle responsabilità del progetto.

Perché JAGGAER

JAGGAER One è una piattaforma source–to–pay intelligente e di collaborazione tra fornitori che consente di migliorare il processo decisionale e accelerare i risultati aziendali. Dubai Airports ha utilizzato le funzionalità della soluzione Spend Management di JAGGAER, che aiutano i clienti ad acquisire maggiore controllo e flessibilità sui dati di spesa e a creare informazioni fruibili, riducendo il carico di lavoro e identificando nuove opportunità di risparmio.

I vantaggi e i risultati organizzativi

L’impatto dell’implementazione di JAGGAER è stato immediato e profondo. “Abbiamo ottenuto risultati record, sia in termini di progetti di procurement consegnati che di ottimizzazione del budget”, afferma Augustin. Storicamente, Dubai Airports ha speso meno del dovuto, spesso restituendo i fondi non utilizzati al Dipartimento Finance. Tuttavia, i guadagni di efficienza derivanti dal nuovo sistema hanno fatto sì che il team potesse sfruttare appieno il budget assegnato, reinvestendo i risparmi in nuovi progetti.

Uno dei principali vantaggi del nuovo sistema è stata la migliore allocazione delle risorse. Grazie a una chiara panoramica di tutti i progetti in corso, Supply Management potrebbe garantire che i carichi di lavoro siano distribuiti in modo uniforme, evitando che i dipendenti si sentano sopraffatti. Il sistema ha inoltre consentito di migliorare i rapporti con gli stakeholder, come sottolinea Alghammai: “Possono vedere come stiamo aggiungendo valore e come stiamo rispettando i piani.”

Inoltre, la soluzione JAGGAER ha consentito a Dubai Airports di consolidare i progetti tra i vari reparti, scoprendo opportunità di risparmio sui costi, come il consolidamento della spesa, liberando budget da reinvestire altrove. Le considerazioni sulla sostenibilità sono state integrate anche nelle pratiche di approvvigionamento, garantendo che gli investimenti dell’aeroporto di Dubai fossero in linea con i suoi obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG).

La semplicità d’uso del sistema ha portato a tassi di adozione elevati in tutta l’organizzazione. “L’adozione è uno dei nostri parametri più importanti”, afferma Shepperd. “Abbiamo una comunità di persone impegnate nel successo della consegna degli acquisti e abbiamo eliminato lo sforzo manuale, ottenendo enormi guadagni in termini di produttività.”